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Clearingfälle und ihre Ursachen

Veröffentlichung: NÖDIS Nr. 8/28.6.2019


Das mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) eingeführte SV-Clearingsystem ist eine wichtige Hilfe für die Meldungserstattung, indem es Meldeabläufe auf ihre Richtigkeit überprüft. Im Falle von Unstimmigkeiten gibt das Clearingsystem Hinweise aus, um Fehler zu beheben und diese weitgehend zu vermeiden. Nachfolgend erläutern wir einige Themenbereiche, die häufig ein Grund für Clearingfälle sind.

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Änderungsmeldungen

Hintergrund:  Mit der Einführung der mBGM sind Änderungsmeldungen nur mehr in folgenden Fällen erforderlich:

  • Änderungen von Beschäftigungsbereich, Geringfügigkeit und freier Dienstvertrag vor Übermittlung der mBGM für den betroffenen Beitragszeitraum.
  • Übertritt in das Abfertigungssystem nach dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz (BMSVG).
  • Beginn oder Ende der Betrieblichen Vorsorge bei der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse - BUAK (Arbeitskräfteüberlassung Baugewerbe).


Ursache:
Wird eine Änderungsmeldung für einen Beitragszeitraum übermittelt, für den bereits eine mBGM vorliegt, löst diese einen Clearingfall aus. Eine Änderungsmeldung nach Vorlage einer mBGM ist daher für denselben Beitragszeitraum nicht zulässig. Gilt nicht für Änderungsmeldungen zur Betrieblichen Vorsorge. Diese sind auch dann zulässig, wenn für den betreffenden Beitragszeitraum bereits eine mBGM vorliegt.

Wissenswertes:
Durch die mBGM erfolgt die Wartung des Versicherungsverlaufes und die Beitragsabrechnung für den jeweiligen Versicherten über den Tarifblock, die Verrechnungsbasis und die Verrechnungsposition, die in der mBGM enthalten sind. 

Eine nachträgliche Änderung ist nur durch ein Storno der mBGM und neuerliche Meldung einer mBGM vorzunehmen. Gilt für das Selbstabrechnerverfahren. Im Beitragsvorschreibeverfahren ist im Falle einer nachträglichen Änderung kein Storno der mBGM erforderlich.

Ist für die eingangs erwähnten ­Fälle jedoch eine Änderungsmeldung erforderlich, ist auf die korrekte Belegung der Felder "Beschäftigungsbereich", "Geringfügigkeit", "freier Dienstvertrag" und "Betriebliche Vorsorge" zu achten. Wird etwa im Abschnitt "BV durch BMSVG" die Auswahl "nein" getroffen, bedeutet dies, dass das Beschäftigungsverhältnis nicht der Betrieblichen Vorsorge unterliegt. Sollte hier jedoch keine Änderung erfolgen, ist keine Auswahl zu treffen, da ansonsten eine nachfolgende mBGM, die eine Betriebliche Vorsorge enthält, wieder­um einen Clearingfall auslöst.

Die Änderung persönlicher Daten von Versicherten erfolgt auf Grund von Mitteilungen der Personenstandsbehörde oder auf Grund der Vorlage von entsprechenden Dokumenten durch den Versicherten selbst. Für Adressänderungen ist die Meldung "Adresse Versicherter" vorgesehen.

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Falsche Angabe des Referenzwertes

Hintergrund: Der Referenzwert wird von der meldenden Stelle festgelegt und kann entweder automatisch oder manuell vergeben werden. Er dient - gemeinsam mit der Beitragskontonummer - zur eindeutigen Identifizierung einer Meldung an einen Sozialversicherungsträger. Die Wiederverwendung eines bereits für eine Meldung oder ein mBGM-Paket vergebenen Wertes ist nicht zulässig. Der Referenz­wert wird für die Rückübermittlung von Clearingfällen an ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) und für ­WEBEKU verwendet.

Ursache:
Viele Clearingfälle werden ausgelöst, weil durch Angabe eines falschen Referenzwertes der ursprünglichen Meldung (REFU) Richtigstellungen oder Storni keiner Originalmeldung zugeordnet werden können. Zudem werden oftmals bei der Stornierung einer mBGM von der ursprünglichen mBGM abweichende Summen angeführt.

Wissenswertes:
Nach Übermittlung einer Storno-mBGM mit dem korrekten Referenz­wert der ursprünglichen Meldung wird diese verarbeitet und die dazugehörige Original-mBGM storniert. Eine falsch gemeldete Storno-mBGM lässt sich hingegen nicht stornieren und führt deswegen zu einer Rück­frage durch den Sozialversicherungsträger. 

Die Prüfkriterien für die Ermittlung der Zugehörigkeit der Storno-mBGM zu einer Original-mBGM sind Folgende:

  • Referenzwert der ursprünglichen Meldung,
  • Beitragskontonummer und Beitragszeitraum des mBGM-Paketes,
  • Satzart der mBGM,
  • Versicherungsnummer und
  • Summe der Beiträge.
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Die richtige mBGM verwenden

Hintergrund: Je nach vereinbarter Beschäftigungsdauer stehen folgende Arten der mBGM zur Verfügung:

  • mBGM für mindestens einen Monat (oder länger) vereinbarte Beschäftigungsverhältnisse (= Regelfall)
  • mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigungen
  • mBGM für fallweise Beschäftigungen


Ursache:
Diverse Clearingfälle beruhen auf der Auswahl einer falschen mBGM-Art und sind Grund für verschiedenste Rückfragen.

Wissenswertes:
Ein kürzer als ­einen Monat vereinbartes Dienstverhältnis wird erst als ein solches definiert, wenn die mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung zu dieser Versicherungszeit übermittelt wird (eine Datumsangabe mit Beginn und Ende ist deshalb bei dieser mBGM-Art erforderlich). Erfolgt eine Verlängerung des Dienstverhältnisses über einen Monat hinaus und handelt es sich arbeitsrechtlich um ein Beschäftigungsverhältnis, ist eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu verwenden und keine weitere Änderung - abgesehen von der Abmeldung - notwendig.

Beispiel 1:

  • Befristetes Dienstverhältnis (DV) vom 1.7. bis 25.7.
  • Verlängerung des DV bis 5.8.


Lösung:

  • Meldung mittels mBGM für den Regelfall jeweils für den Monat Juli und den Monat August.


Wenn bereits für den ersten Beschäftigungsabschnitt der kürzer als einen Monat vereinbarten Beschäftigung eine mBGM übermittelt worden ist und das Dienstverhältnis verlängert sich anschließend, dann ist die erste mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung zu stornieren und durch eine mBGM für regelmäßige Beschäftigung zu ersetzen. Eine Ab- und Anmeldung muss dann vorgenommen werden, wenn erneut ein kürzer als einen Monat vereinbartes Dienstverhältnis abgeschlossen wird.

Erstreckt sich eine kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung über zwei Beitragszeiträume, sind zwei mBGM für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigungen erforderlich.

Beispiel 2:

  • Befristetes DV vom 20.7. bis 10.8.


Lösung:

  • In der mBGM (für kürzer als einen Monat vereinbarte Beschäftigung) für Juli ist als erster Tag der Verrechnung der 20.7. und als ­letzter Tag der Verrechnung der 31.7. anzugeben. In der mBGM für August werden der 1.8. und der 10.8. als Verrechnungszeitraum angegeben.


Endet eine auf unbefristete Zeit vereinbarte Beschäftigung innerhalb der Probezeit nach einigen Tagen, ist die mBGM für den Regelfall zu verwenden. Eine fallweise Beschäftigung an einem einzelnen Arbeitstag oder eine kürzer als einen Monat dauernde Beschäftigung wurde im Vorfeld nicht vereinbart und liegt daher nicht vor.

Beispiel 3:

  • Unbefristetes DV ab 1.7.
  • Vorzeitige Lösung des DV am 10.7.


Lösung:

  • Meldung mittels mBGM für den Regelfall.
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Abrechnung mehrerer Dienstverhältnisse mit der mBGM

Hintergrund: Die mBGM ist eine versichertenbezogene Meldung, die für einen konkret abzurechnenden Beitragszeitraum zu erstatten ist. Liegen in einem Beitragszeitraum mehrere Beschäftigungen mit derselben Art von Beschäftigungsvereinbarung vor, spricht man von "gleichartigen Beschäftigungen". In diesem Fall ist eine mBGM mit mehreren Tarifblöcken (ohne Aufsummierung) zu melden.

Ursache:
Langen zwei oder mehrere mBGM für gleichartige Beschäftigungen für einen Versicherten pro Beitragszeitraum ein, löst dies verschiedene Arten von Clearingfällen aus.

Wissenswertes:
Mehrere gleich­artige Beschäftigungen in einem Beitragszeitraum sind in einer mBGM abzurechnen. Je Verrechnungszeitraum ist die entsprechende Tarifgruppe zu melden und jeweils ein eigener Tarifblock erforderlich. Über den Tarifblock erfolgt die Zuordnung der gemeldeten Beitragsgrundlagen zu einer Versicherungszeit bzw. zu einem Beschäftigungsverhältnis. Bei fallweise Beschäftigten sowie kürzer als einen Monat vereinbarten Beschäftigungen ist der jeweilige Arbeitstag bzw. der Beschäftigungszeitraum anzugeben. 

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Tipps zu Clearingfällen

Tipp

"Formalvorschriften …"/ "Meldung nicht verarbeitet"

Enthält ein Clearingfall einen Verweis auf "Formalvorschriften", ist die Meldung neu zu übermitteln. Der Clearingfall kann nicht mittels Storno aufgelöst werden.

Wurde eine "Meldung nicht verarbeitet", ist ein Storno der Meldung sowie eine Neumeldung mit den korrekten Daten erforderlich. Eine Korrektur mittels "Richtigstellung" ist nicht möglich.

Autor: Gerhard Trimmel/NÖGKK