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Freie oder verbilligte Mahlzeiten

Abgabenfreie Ausgabe jetzt auch via App möglich

Veröffentlichung: NÖDIS Nr. 6/4.4.2019 


Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der Dienstgeber seinen – nicht in den Haushalt aufgenommenen – Dienstnehmern freiwillig (ohne rechtliche Verpflichtung) zur Verfügung stellt, sind steuer- und sozialversicherungsbefreit (vgl. § 3 Abs. 1 Z 17 Einkommensteuergesetz 1988; § 49 Abs. 3 Z 12 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz). Der Dienstnehmer muss hierbei die Mahlzeit entweder direkt im Betrieb erhalten oder in ­einer Gaststätte konsumieren.

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Regelungen

Unter diese Befreiungsbestimmung fällt auch die Abgabe von Gutscheinen für Mahlzeiten (Essensbons, Essensmarken), die der Dienstnehmer im oder außerhalb des Betriebes in Gaststätten verwenden kann, sofern die Gutscheine nicht gegen Bargeld eingetauscht werden können.

Essenszuschüsse, die dem Dienstnehmer in bar ausbezahlt werden, sind jedenfalls (auch wenn sie freiwillig gewährt werden) steuer- und beitragspflichtig. Dies gilt auch für einen zweckgebundenen Zuschuss. Leistet der Dienstgeber dagegen direkt an den Gastwirt (Restaurant) einen Kostenbeitrag dafür, dass der Dienstnehmer dort eine verbilligte (oder kostenlose) Mahlzeit zu sich nehmen kann, liegt kein beitragspflichtiger Mahlzeitenzuschuss vor, sofern die folgend angeführten Voraussetzungen (max. € 4,40 pro Arbeitstag, tatsächliche
Konsumation, Angebot eines Voll­menüs, Identifikation des Dienstnehmers) erfüllt sind.

Getränke, die der Dienstgeber zum Verbrauch im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt abgibt, sind ebenfalls steuer- und beitragsfrei.

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Höhe und Voraussetzung

Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Wert von € 4,40 pro Arbeitstag steuer- bzw. beitragsfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz (z. B. Werksküche oder Kantine) oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden.

Als Gaststätten gelten solche, die an den jeweiligen Arbeitstagen ein Vollmenü, das einem üblichen Kantinenessen (Suppe oder Vorspeise und Hauptspeise) entspricht, anbieten.

Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen, sind sie bis zu einem Betrag von € 1,10 pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei. Darunter fallen Essensgutscheine, die für Lebensmittelgeschäfte, Konditoreien, Bäckereien, Fast-Food-Ketten, Würstelstände oder Fleischhauereien abgegeben werden.

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Digitalisierung

Die abgabenfreie Ausgabe von Gutscheinen für Mahlzeiten ist nun auch via App möglich. Der Dienstnehmer identifiziert sich dabei über eine vom Dienstgeber zur Verfügung gestellte App und reicht den Beleg der Essenskonsumation über diese ein. Die App stellt danach sicher, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung vorliegen. Pro Dienstnehmer darf eine Rechnung für eine Essenskonsumation pro Arbeitstag hochgeladen werden. 

Auf Grund des nun publizierten Wartungserlasses zu den Lohnsteuerrichtlinien 2002 wird der Einsatz der App künftig akzeptiert.

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Häufig gestellte Fragen

In der Nähe einer Arbeitsstätte gibt es einen Kebabstand. Mitarbeiter kaufen dort Pizza und konsumieren diese am Arbeitsplatz. Welcher Freibetrag gilt hier? 
Hier sind die Essensgutscheine nur bis zu einem Betrag von € 1,10 pro Arbeitstag steuer- und beitragsfrei, weil die Voraussetzungen für den erhöhten Freibetrag von € 4,40 pro Arbeitstag nicht erfüllt werden. 

Es handelt sich bei dem Kebabstand weder um eine Gaststätte laut Definition der Lohnsteuerrichtlinien 2002 (siehe Voraussetzungen) noch werden die Gutscheine am Arbeitsplatz (Werks­küche oder Kantine) eingelöst.

Das Mittagsmenü in einer Kantine kostet nur € 4,00. Die Auszahlung der freiwilligen Zuwendung des Dienstgebers erfolgt im Nachhinein via Lohn. Darf der Restbetrag ebenfalls abgabenfrei ausbezahlt werden?
Erreicht der Wert einer Mahlzeit nicht den maximalen Freibetrag von € 4,40 pro Arbeitstag und wird der "nicht verbrauchte" Restbetrag dem Dienstnehmer ausbezahlt, so handelt es sich in diesem Fall um eine direkte Auszahlung eines Essenszuschusses und der Restbetrag ist somit abgabenpflichtig.

Autor: Matthias Berger/NÖGKK