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Diäten richtig rechnen (II)


Veröffentlichung: "dienstgeber INFO", Nr. 2/August 2004

In der ersten Folge erläuterten wir die Grundbedingung für die Beitragsfreiheit von Diäten: Diese sind beitragsfrei, soweit sie nach § 26 Einkommensteuergesetz (EStG) nicht der Lohnsteuerpflicht unterliegen. Voraussetzung dafür ist, dass eine Dienstreise vorliegt. Wir haben uns daher mit den "Dienstreise-Arten" befasst: der Dienstreise im Nahbereich (Legaldefinition - 1. Tatbestand), mit Nächtigung (Legaldefinition - 2. Tatbestand) und der Dienstreise auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift. 

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Berechnung der steuerfreien Tagesgelder

Erhält der Arbeitnehmer für eine Dienstreise Tagesgelder, so sind diese in der Höhe von € 26,40 pro Tag steuerfrei. Dieser Betrag gilt entweder für eine Abwesenheit von je 24 Stunden (= "24-Stunden-Regelung") oder (wenn dies eine lohngestaltende Vorschrift vorsieht) je Kalendertag (= "Kalendertagsregelung").

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Dauer der Dienstreise

Dauert eine Dienstreise maximal 3 Stunden, sind die Tagesgelder in voller Höhe zu versteuern. Bei einer Dauer von mehr als 3 Stunden kann für jede angefangene Stunde (beginnend mit der 1. Stunde der Dienstreise) ein Zwölftel von € 26,40 steuerfrei belassen werden.

Der Betrag von € 26,40 gilt sowohl für belegte als auch für nichtbelegte Ausgaben. Die Durchführung der Dienstreise ist aber zumindest anhand eines Reiseberichtes und/oder einer Reisekostenabrechnung nachzuweisen. Können die Dienstreise, ihr Zweck und ihre Dauer nicht ausreichend dokumentiert werden, sind die ausbezahlten Diäten jedenfalls lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig!

Eine Einschau in die entsprechenden Unterlagen erfolgt im Rahmen der "Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben" (GPLA).

Wird dem Arbeitnehmer ein niedrigeres Tagesgeld ausgezahlt, können die übersteigenden Beträge als Werbungskosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. Erhält er höheres Tagesgeld ausbezahlt, so stellt der übersteigende Teil (selbst bei Nachweis des tatsächlichen Aufwandes) einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Dieser ist ungeachtet der Anzahl der im Kalenderjahr anfallenden Dienstreisen lohnsteuer- wie sozialversicherungsrechtlich als laufender Bezug zu behandeln. 

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Tagesgelder und vom Arbeitgeber bezahltes Essen

Bezahlt der Arbeitgeber im Zuge der Dienstreise ein Essen, so ist das steuerfreie Tagesgeld um € 13,20 pro Mahlzeit (Mittag- bzw. Abendessen) zu kürzen. Eine Verringerung um € 13,20 hat auch dann zu erfolgen, wenn das Taggeld geringer als € 26,40 ist. Ein Kürzung "unter Null" ist allerdings nicht möglich.

Welchen Unterschied macht es nun, ob jemand seine Tagesgelder auf Grund einer Dienstreise nach der Legaldefinition oder auf Grund einer Dienstreise nach einer lohngestaltenden Vorschrift erhält?

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1. Tagesgelder bei Dienstreisen im Nahbereich

(= Legaldefinition - 1. Tatbestand)

Bei Dienstreisen im Nahbereich können Tagesgelder nur dann (bzw. so lange) steuerfrei gewährt werden, wenn (als) kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Und zwar weder am Einsatzort, in einem Einsatzgebiet (Zielgebiet) noch im Rahmen einer Fahrtätigkeit.

a) Wann kommt es zu einem neuen Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort?

Ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit wird dann begründet, wenn sich die Dienstverrichtung jeweils über einen längeren Zeitraum durchgehend oder wiederkehrend auf einen anderen Einsatzort erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die politische Gemeinde.

Von einem längeren Zeitraum kann bei folgenden Konstellationen gesprochen werden:

  • Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend tätig, wobei eine Anfangsphase von 5 Tagen überschritten wird. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten an diesem Ort kein Einsatz mehr, ist mit der Berechnung der Anfangsphase von 5 Tagen neu zu beginnen.
  • Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) tätig, wobei wiederum die Anfangsphase von 5 Tagen überschritten wird. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein weiterer Einsatz an diesem Ort, wird mit der Berechnung der Anfangsphase von 5 Tagen neu begonnen.
  • Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort zwar wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig, wobei eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr überschritten wird. Diese 15-tägige Anfangsphase gilt pro Kalenderjahr.


Steuerfreie Tagesgelder können somit nur für die jeweilige Anfangsphase von 5 bzw. 15 Tagen gewährt werden.

b) Wann liegt ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit in einem Einsatzgebiet (Zielgebiet) vor?

Mittelpunkt der Tätigkeit kann nicht nur ein einzelner Ort (politische Gemeinde), sondern auch ein mehrere Orte umfassendes Einsatzgebiet sein. Personen, die ein ihnen konkret zugewiesenes Gebiet regelmäßig bereisen, begründen daher in diesem Einsatzgebiet (Zielgebiet) einen Mittelpunkt der Tätigkeit. Ein Einsatzgebiet kann sich auf einen politischen Bezirk und seine angrenzenden Gebiete erstrecken. Bei Reisen außerhalb des Einsatzgebietes gelten die Bestimmungen über den "neuen Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort".

Für eine Anfangsphase von 5 Tagen im Einsatzgebiet ist das Tagesgeld steuerfrei. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz in diesem Gebiet, ist mit der Berechnung der 5-tägigen Anfangsphase neu zu beginnen.

c) Wann ist ein neuer Mittelpunkt im Rahmen einer Fahrtätigkeit gegeben?

Eine Fahrtätigkeit begründet hinsichtlich des Fahrzeuges einen (weiteren) Mittelpunkt der Tätigkeit, wenn die Fahrtätigkeit

  • regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich ausgeübt wird (z.B. ständige Fahrten für ein Bezirksauslieferungslager),
  • auf (nahezu) gleich bleibenden Routen ähnlich einem Linienverkehr erfolgt (z.B. Zustelldienst, bei dem wiederkehrend die selben Zielorte angefahren werden),
  • innerhalb des von einem Verkehrsunternehmen als Arbeitgeber ständig befahrenen Linien- oder Schienennetzes stattfindet.


Kein Mittelpunkt der Fahrtätigkeit liegt jeweils für die ersten 5 Tage (Anfangsphase) vor, wenn der Steuerpflichtige erstmals oder zuletzt vor mehr als 6 Monaten diese Tätigkeit ausgeführt hat. Nach der Anfangsphase können keine steuerfreien Tagesgelder mehr gewährt werden. 

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2. Tagesgelder bei Dienstreisen mit Nächtigung

(= Legaldefinition - 2. Tatbestand)

Eine Dienstreise nach dem 2. Tatbestand der Legaldefinition liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer so weit von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann.

Bei derartigen Dienstreisen ist davon auszugehen, dass der Arbeitsort (Einsatzort) erst nach 6 Monaten (oder 183 Tagen) zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird. Ab dem 7. Monat gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes beginnt eine neue Sechsmonatsfrist zu laufen. Es muss dabei in eine andere politische Gemeinde (bei Reisen nach Wien: in einen anderen Gemeindebezirk) gewechselt werden. Kehrt der Arbeitnehmer innerhalb von 6 Monaten neuerlich an den seinerzeitigen Arbeitsort zurück, kann (unter Einrechnung der dort bereits verbrachten Arbeitszeiten) nur die restliche, auf die Sechsmonatsfrist entfallende Zeitspanne als Dienstreise gewertet werden. Liegt eine längere Unterbrechung als 6 Monate vor, können wiederum 6 Monate steuer- und beitragsfrei behandelt werden.

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3. Tagesgelder bei Dienstreisen auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift

Existiert eine Regelung des Dienstreisebegriffes auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift, unterliegt die Dienstreise keiner zeitlichen Begrenzung. Das bedeutet: Die Tagesgelder bleiben auch über die vorher genannten zeitlichen Beschränkungen hinaus bis zum Höchstbetrag von € 26,40 steuerfrei.

Lesen Sie In der nächsten Folge: Nächtigungsgelder und Reisevergütungen.

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Rechenbeispiele:

"24-Stunden-Regelung":
Beginn der Dienstreise: Mittwoch 10.00 Uhr
Ende der Dienstreise: Donnerstag 17.00 Uhr
1. Reisetag: Mittwoch 10.00 Uhr bis Donnerstag 10.00 Uhr
2. Reisetag: Donnerstag 10.00 Uhr bis 17.00 Uhr

"Kalendertagsregelung":
Beginn der Dienstreise: Mittwoch 10.00 Uhr
Ende der Dienstreise: Donnerstag 17.00 Uhr
1. Reisetag: Mittwoch 10.00 Uhr bis 24.00 Uhr
2. Reisetag: Donnerstag 00.00 Uhr bis 17.00 Uhr

Ermittlung der Steuer(beitrags)freiheit:
1. Dauer der Dienstreise: 5:20 Stunden
Tagesgeld steuerfrei: 6/12 von € 26,40 = € 13,20

2. Beginn der Dienstreise: Mittwoch 10.00 Uhr
Ende der Dienstreise: Donnerstag 9.00 Uhr

Berechnung nach der "24-Stunden-Regelung":
Mittwoch 10.00 Uhr bis Donnerstag 9.00 Uhr = 23 Stunden = 23/12 von € 26,40, da aber maximal € 26,40 pro 24 Stunden frei = € 26,40

Berechnung nach der "Kalendertagsregelung":
Mittwoch 10.00 Uhr bis 24.00 Uhr = 14 Stunden = 14/12 von € 26,40, da aber maximal € 26,40 pro Kalendertag frei = € 26,40
Donnerstag 00.00 Uhr bis 9.00 Uhr = 9/12 von € 26,40 = € 19,80