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Kilometergelder: Abgeltung für Dienstreisen mit dem Privat-PKW


Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 1/Jänner 2016

Steuer- und beitragsfrei sind Kilometergelder dann, wenn

  • eine Dienstreise vorliegt,
  • der amtliche Höchstsatz des Kilometergeldes nicht überschritten wird (siehe Kasten),
  • der Dienstnehmer für den Betrieb des PKW selbst aufzukommen hat (es muss sich dabei nicht zwingend um sein eigenes Fahrzeug handeln) und
  • ein Fahrtenbuch geführt wird oder sonstige geeignete Unterlagen (z. B. Reisekostenabrechnungen) zum Nachweis der gefahrenen Kilometer vorliegen.


Fortlaufend und übersichtlich anzugeben sind im Fahrtenbuch: Datum, Ausgangs- und Zielpunkt (samt jeweiligem Kilometerstand), gefahrene Kilometer (beruflich/privat) sowie der Zweck jeder einzelnen Fahrt.

Mit dem Kilometergeld werden folgende Aufwendungen abgedeckt:

  • Abschreibung/Wertverlust,
  • Treibstoff und Öl,
  • Service- und Reparaturkosten auf Grund des laufenden Betriebes (z. B. Motor- oder Kupplungsschäden),
  • Zusatzausrüstungen (Winterreifen, Autoradio, Navigationsgerät etc.),
  • Steuern, (Park-)Gebühren, Mauten, Autobahnvignette,
  • Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko-, Insassenunfall- und Rechtsschutzversicherung) und
  • Finanzierungskosten (Kredit- und Leasingraten).


Amtliche Kilometergelder für Dienstreisen können bei Zutreffen aller Voraussetzungen für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuer- bzw. beitragsfrei ausbezahlt werden. 

Sieht der anzuwendende Kollektivvertrag vor, dass Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer Dienstreise nur in Höhe der Kosten für ein öffentliches Verkehrsmittel abgegolten werden, kann der Dienstgeber dennoch für die dienstlich gefahrenen Kilometer das amtliche Kilometergeld steuer- bzw. beitragsfrei ausbezahlen, wenn der Dienstnehmer für diese Strecken tatsächlich den eigenen PKW verwendet hat.

Werden Fahrten zu einem Einsatzort in einem Kalendermonat überwiegend unmittelbar vom Wohnort aus angetreten, liegen hinsichtlich dieses Einsatzortes ab dem Folgemonat Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor. Ausgenommen von dieser Monatsregelung bleiben Fahrtkostenvergütungen laut Kollektivvertrag für gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 unmittelbar von der Wohnung aus angetretene Fahrten zu einer Baustelle oder zu einem Einsatzort für Montage- oder Servicetätigkeit.

Werden dem Dienstnehmer niedrigere Kilometergelder ausbezahlt, kann er grundsätzlich die Differenz zwischen dem steuer- bzw. beitragsfreien amtlichen Kilometergeld und den erhaltenen niedrigeren Beträgen als Werbungskosten geltend machen. 

Ein nachgewiesener höherer tatsächlicher Aufwand als durch die amtlichen Kilometergelder abgedeckt, kann nicht nach § 26 Z 4 EStG 1988, wohl aber im Rahmen der erhöhten Werbungskosten berücksichtigt werden.

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"Limitierte Kilometergelder"

Werden vom Dienstgeber "limitierte Kilometergelder" bezahlt, die als Vorauszahlung (Akontierung) für durchzuführende Dienstreisen anzusehen sind, handelt es sich um eine steuerlich zulässige Pauschalierung der Kilometergelder, wenn der Dienstgeber eine Jahresabrechnung vornimmt und eine Rückzahlung in Höhe des nicht ausgeschöpften Jahresbetrages verlangt. Weitere Vor­aussetzung ist, dass der Dienstnehmer die Berechnungsgrundlagen in Form eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches vorlegt, aus dem die konkreten Dienstfahrten einwandfrei ersichtlich sind. Pauschalierte Vorauszahlungen sind allerdings dann steuer- bzw. beitragspflichtig, wenn nicht mindestens einmal jährlich eine exakte Abrechnung erfolgt. Nicht nachvollziehbare Kilometergelder sind stets steuer- bzw. beitragspflichtig. 

Info

Die Höhe der amtlichen Kilometergelder beträgt pro Kilometer (seit 1.1.2011):

  • PKW/Kombi: € 0,42
  • Motorfahrräder, Motorräder: € 0,24
  • Zuschlag für jede mit PKW/Kombi dienstlich mitbeförderte Person: € 0,05
  • Fahrrad bzw. zu Fuß (ab mehr als 2 km): € 0,38


Autor: Wolfgang Mitterstöger/NÖGKK