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Dienstreisen und Diäten (IV)


Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 1/Jänner 2016 

In dieser Folge unserer Serie geben wir Ihnen einen Überblick darüber, worauf Sie bei der Abrechnung von Tages- und Nächtigungsgeldern, die im Rahmen einer Auslandsdienstreise gewährt werden, achten sollten. Darüber hinaus finden Sie unter folgendem Link einen Überblick über die Kilometergelder:

linkKilometergelder: Abgeltung für Dienstreisen mit dem Privat-PKW

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Auslandstagesgelder

Für die Beurteilung, wie lange Tagesgelder bei Auslandsdienstreisen steuer- und beitragsfrei abgerechnet werden können, gelten die gleichen Regelungen wie bei Inlandsdienstreisen. Mehr Informationen dazu finden Sie in den folgenden Artikeln:

linkDienstreisen und Diäten (I)

linkDienstreisen und Diäten (II)


Für die Ermittlung der beitrags- und steuerfreien Höhe der Auslandstagesgelder ist aber der in der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten (RGV) für das jeweilige Land geltende Höchstsatz heranzuziehen. Werden höhere Tagesgelder ausbezahlt, besteht die Steuer- und Beitragsfreiheit ebenfalls nur bis zu diesem Höchstsatz. Bei einem niedrigeren Tagesgeld als dem Höchstsatz kann der Dienstnehmer die Differenz als Werbungskosten geltend machen.

Frau mit Reisegepäck am Flughafen_Foto lightpoet_Quelle Shutterstock Eine Auslandsdienstreise beginnt bzw. endet jeweils mit dem Überqueren der österreichischen Grenze. Bei Flugreisen ins Ausland beginnt die Auslandsreise mit dem Abflug und endet mit der Ankunft am inländischen Flughafen.

Das steuer- und beitragsfreie Auslandstagesgeld richtet sich nach jenem Land, in dem sich der Dienstnehmer zur Erfüllung seines Dienstauftrages aufhält. Berührt ein Dienstnehmer bei Durchführung einer Dienstreise daher mehrere ausländische Staaten, sind die Tagesgelder für jenes Land heranzuziehen, in das die Dienstreise führt. Davon ausgenommen sind jene Fälle, in denen der Dienstnehmer in jedem dieser Staaten tätig wird. 

Werden Reisen unter Berücksichtigung ausländischer Strecken (z. B. Korridor Salzburg - Rosenheim - Kufstein) durchgeführt, liegen Inlandsdienstreisen vor.

Ab dem Grenzübertritt stehen (steuerlich) Auslandstagesgelder nur dann zu, wenn der Auslandsaufenthalt länger als drei Stunden dauert. Für eine kürzere Verweildauer im Ausland gebührt (steuerlich) der Satz für eine Inlandsreise, wenn die Reise insgesamt länger als drei Stunden dauert.

Übersteigt die Auslandsreise drei Stunden, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Auslandsreisesatzes steuer- und beitragsfrei abgerechnet werden (angefangene Stunden sind also immer auf ganze Stunden aufzurunden).

Grundsätzlich steht das Tagesgeld für Auslandsreisen nach der 24-Stunden-Regelung zu. Nur dann, wenn eine arbeitsrechtliche Vorschrift die Berechnung nach Kalendertagen vorsieht oder der Dienstgeber mangels Vorliegens einer solchen nach Kalendertagen abrechnet, ist diese Abrechnungsmethode auch steuerrechtlich maßgeblich. 

Wechselt der Dienstgeber die Abrechnungsmethode, darf dies nicht dazu führen, dass für einen Kalendertag mehr als die in der RGV vorgesehenen Beträge steuer- bzw. beitragsfrei belassen werden.

Die Durchführung der Dienstreise ist zumindest durch einen Reisebericht und/oder eine Reisekostenabrechnung nachzuweisen.

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Aufteilung Inland - Ausland

Das Inlandstagesgeld steht (steuerlich) für die Gesamtreisezeit abzüglich der durch die Auslandsreisesätze erfassten Reisezeiten zu. Sieht die RGV auf Grund der zu kurzen Dauer des Auslandsaufenthaltes keine Ersätze vor, zählt die gesamte Reisezeit als eine Inlandsdienstreise. Ob es sich um Dienstreisen mit ausschließlich ausländischer oder um solche mit gemischter in- und ausländischer Dienstverrichtung handelt, spielt keine Rolle.

Bruchteile eines Tages, die bei der Berechnung der im Ausland zustehenden Tagesgebühren unberücksichtigt bleiben, sind bei der Berechnung für das Inland einzubeziehen.

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Auslandstagesgelder und ­Geschäftsessen

Bezahlt der Dienstgeber seinem Dienstnehmer anlässlich einer Auslandsdienstreise ein Geschäftsessen pro Tag, kommt es zu keiner Kürzung des entsprechenden nicht steuer- bzw. beitragsfreien Auslandsreisesatzes. Trägt der Dienstgeber die Kosten für zwei Geschäftsessen pro Tag oder übernimmt er die Kosten der vollen Verpflegung, gebührt nur ein Drittel des entsprechenden Auslandsreisesatzes steuer- bzw. beitragsfrei. Steht der Auslandsreisesatz für 24 Stunden zu, sind die während des 24-Stunden-Zeitraumes bezahlten Geschäftsessen zu berücksichtigen. Wird nach Kalendertagen abgerechnet, sind die während des jeweiligen Kalendertages bezahlten Geschäftsessen für die Kürzung maßgeblich.

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Nächtigungsgelder

Für Nächtigungen bei Auslandsreisen gelten dieselben Grundsätze wie für Inlandsreisen.

Steuer- bzw. beitragsfrei sind Nächtigungsgelder (einschließlich der Kosten des Frühstücks) ohne Beleg bis zu dem in der RGV für das jeweilige Land vorgesehenen Höchstsatz. Höhere Nächtigungsgelder sind dann steuer- bzw. beitragsfrei zu behandeln, wenn die Kosten mit Belegen nachgewiesen werden.

Werden Nächtigungsmöglichkeiten kostenlos zur Verfügung gestellt, ist eine steuer- bzw. beitragsfreie Behandlung der Nächtigungsgelder nicht möglich.

Hinsichtlich des Nachweises der Dienstreise und der Berücksichtigung von Werbungskosten gilt dasselbe wie für Auslandstagesgelder. 


Info

In den Lohnsteuerrichtlinien 2002 können Sie ab der Randzahl 700 alle Details zum Thema "Dienstreise" nachlesen.

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Beispiel

Angaben:

  • Montag: Beginn der Dienstreise um 6:00 Uhr (mit Pkw bzw. Bahn), Abflug vom österreichischen Flughafen um 8:00 Uhr.
  • Dienstag: Rückkehr am österreichischen Flughafen um 20:00 Uhr, Ende der Dienstreise um 22:00 Uhr.


Abrechnung nach der 24-Stunden-Regelung:

  • Gesamtreisezeit: 40 Stunden. Es stehen daher (steuerlich) insgesamt zwei volle Tagessätze (24/12) zu.
  • Da auf Grund der Dauer der Auslandsdienstreise (36 Stunden) bereits 24/12 des entsprechenden Auslandstagesgeldes steuer- bzw. beitragsfrei abgerechnet werden können, ist das Inlandstagesgeld nicht mehr steuer- bzw. beitragsfrei.
  • Eine Abrechnung nach der Kalendertagsregelung (falls eine arbeitsrechtliche Vorschrift dies vorsieht) würde hier dasselbe Ergebnis bringen.


Autor: Wolfgang Mitterstöger/NÖGKK