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Dienstreisen und Diäten (III)


Veröffentlichung: NÖDIS, Nr. 13/Oktober 2015

In dieser Folge unserer Serie befassen wir uns mit der steuerlichen und beitragsrechtlichen Behandlung von Nächtigungsgeldern bei Inlandsdienstreisen.

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Nächtigungsgelder

Unter der Grundvoraussetzung, dass tatsächlich genächtigt wird, gibt es zwei Arten des steuerfreien (bzw. nicht steuerbaren) Nächtigungsgeldes: Das pauschale und das tatsächliche Nächtigungsgeld. Rechtsgrundlage dafür ist der § 26 Z 4 Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988).

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Pauschales Nächtigungsgeld

Mann mit Reisekoffern_Foto Sergey_R_Quelle Shutterstock Das pauschale Nächtigungsgeld kann bis zu einer Höhe von € 15,00 (einschließlich der Kosten des Frühstücks) nicht steuerbar ausbezahlt werden. Die Dauer der nicht steuerbaren Auszahlung kann maximal sechs Monate bzw. 183 Tage betragen.

Die Tage des Aufenthaltes am Einsatzort (soweit keine länger als sechs Kalendermonate dauernde Unterbrechung in derselben politischen Gemeinde vorliegt) sind zusammenzurechnen, bis ein Zeitraum von sechs Monaten (183 Tagen) erreicht ist. Maßgebend ist also der tatsächliche Aufenthalt am Einsatzort (inklusive An- und Abreisetag), sodass bei Unterbrechungen eine tageweise Berechnung zu erfolgen hat, bis 183 Tage erreicht sind. Für die Beurteilung, ob der Zeitraum von sechs Monaten bzw. 183 Tagen erreicht ist, sind die Verhältnisse der letzten 24 Monate vor Beginn der Dienstreise maßgeblich.

Ob das Nächtigungsgeld freiwillig oder auf Grund einer arbeitsrechtlichen Verpflichtung gewährt wird, spielt ebenso wenig eine Rolle wie die während der Dienstreise ausgeübte Tätigkeit. Für das pauschale Nächtigungsgeld sind keine Belege über die Höhe der Reisekosten erforderlich. Die Dienstreise muss aber durch einen Reisebericht und/oder eine Reisekostenabrechnung nachgewiesen werden.

Grundsätzlich nachzuweisen ist auch der Umstand der Nächtigung, wobei bei Entfernungen von mindestens 120 Kilometern zwischen Einsatz- und Wohnort von einer Nächtigung ausgegangen werden kann. In diesen Fällen hat der Dienstgeber nicht zu prüfen, ob der Dienstnehmer tatsächlich genächtigt hat.

Wenn eine lohngestaltende Vorschrift ein niedrigeres pauschales Nächtigungsgeld vorsieht (z. B. € 10,00), der Dienstgeber freiwillig aber mehr bezahlt (z. B. € 17,00), dann können trotzdem € 15,00 als nicht steuerbar behandelt werden. Erhält der Dienstnehmer aber weniger als € 15,00, kann dieser den übersteigenden Teil als Werbungskosten geltend machen.

Wird eine Nächtigungsmöglichkeit ohne Frühstück bereitgestellt, kann das pauschale Nächtigungsgeld trotzdem nicht steuerbar gewährt werden. Stellt der Dienstgeber aber eine Nächtigungsmöglichkeit inklusive Frühstück zur Verfügung, steht kein nicht steuerbares Nächtigungsgeld zu, da für den Dienstnehmer ja kein Aufwand anfällt.

Kostenlos zur Verfügung gestellte Nächtigungsmöglichkeiten schließen die nicht steuerbare bzw. steuerfreie Behandlung der durch den Dienstgeber bezahlten Nächtigungsgelder aus. Bei bloßer Nächtigungsmöglichkeit in einem Fahrzeug (LKW, Bus) bleibt das pauschale Nächtigungsgeld aber im Hinblick auf zusätzliche mit einer Nächtigung verbundene Aufwendungen (wie z. B. für Dusche und Frühstück) nicht steuerbar bzw. steuerfrei, wenn tatsächlich genächtigt wird. Dabei ist es unmaßgeblich, ob die Fahrtätigkeit länger als sechs Monate ausgeübt wird oder ob die Fahrten auf gleichbleibenden Routen oder auf ständig wechselnden Fahrtstrecken erfolgen.

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Längere Dauer

Das pauschale Nächtigungsgeld kann auch länger als sechs Monate  steuerfrei ausbezahlt werden (Rechtsgrundlage: § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988). Und zwar dann, wenn eine lohngestaltende Vorschrift die Auszahlung von Nächtigungsgeld vorsieht und während der Dienstreise einer der folgenden Sachverhalte vorliegt:

  • Außendiensttätigkeit (z. B. Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste), Fahrtätigkeit (z. B. Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes des Dienstgebers),
  • Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Dienstgebers oder
  • Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG).

 

Bei einer vorübergehenden Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde nach § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 kann Nächtigungsgeld nur für sechs Monate steuerfrei ausbezahlt werden. Daraus folgt, dass für jene Tage, für die gemäß § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfreies Tagesgeld zusteht, bei Vorliegen der Voraussetzungen auch ein pauschales Nächtigungsgeld steuerfrei ausbezahlt werden kann.

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Tatsächliches Nächtigungsgeld

Der nichtsteuerbare Ersatz der tatsächlichen Nächtigungskosten (inklusive Frühstück) ist grundsätzlich nicht begrenzt. Werden tatsächliche Nächtigungskosten für einen längeren Zeitraum als sechs Monate ersetzt, ist der Prüfung des Umstandes der vor­übergehenden Tätigkeit am Einsatzort besondere Beachtung beizumessen. Eine vorübergehende Tätigkeit ist grundsätzlich bei Außendiensttätigkeit, bei Fahrttätigkeit, bei Baustellen- und Montagetätigkeit oder bei Arbeitskräfteüberlassung anzunehmen.

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Sozialversicherung

Nächtigungsgelder sind in der Sozialversicherung dann beitragsfrei, wenn sie steuerfrei (bzw. nicht steuerbar) sind (siehe "Längere Dauer"). 

Autor: Wolfgang Mitterstöger/NÖGKK